Tietosuojaseloste

Seloste koskee ihmisiä, jotka käyttävät palveluitamme tai liittyvät kuvauksen toteuttamiseen. Näitä voivat olla:

• asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat ja verkkosivuston käyttäjät
• käyttäjätilin luoneet henkilöt ja kumppaneiden yhteyshenkilöt
• kuvattavan kohteen asukkaat, välittäjät ja muut asiakkaan ilmoittamat yhteyshenkilöt
• kuvaajat ja muut palvelun toteuttamiseen osallistuvat henkilöt
• henkilöt, jotka ottavat yhteyttä tai valtuuttavat ulkoisen sovelluksen käyttämään Framedia-tiliään.

Keräämme vain sellaisia tietoja, joita tarvitsemme palvelun järjestämiseen, asiakassuhteen hoitamiseen tai lain edellyttämien velvollisuuksien täyttämiseen. Kaikkia alla mainittuja tietoja ei kerätä jokaisesta asiakkaasta.

Asiakas-, yhteys- ja yritystiedot

• nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• yrityksen nimi ja yritysasiakkuuteen liittyvät tiedot
• yhteydenottoviestit, kumppanuuspyynnöt ja muut asiakkaan antamat tiedot.

Varaus- ja kohdetiedot

• palvelu, lisäpalvelut, kuvaaja, ajankohta ja varauksen tila
• kohteen osoite, paikkatunniste, koordinaatit ja kokoluokka
• toimintaohjeet
• välittäjän, asukkaan tai muun yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• tieto siitä, lähetetäänkö asukkaalle valmisteluohje.

Jos annat meille toisen henkilön tietoja, varmista, että voit luovuttaa ne palvelun järjestämistä varten. Käytämme niitä vain kuvauksen käytännön järjestelyihin ja niistä viestimiseen.

Käyttäjätilin ja kirjautumisen tiedot

• käyttäjätunniste, sähköpostiosoite, kirjautumistapa ja käyttäjärooli
• istunto- ja käyttöoikeustiedot sekä kumppanitilin tila

Salasana käsitellään suojattuna tunnistautumispalvelussa. Framedia ei näe käyttäjän selväkielistä salasanaa.

Maksu-, laskutus- ja hyvitystiedot

• summa, valuutta, maksun tila ja maksutapahtuman tunniste
• maksuistunnon ja mahdollisen hyvityksen tunniste
• laskutukseen ja kirjanpitoon tarvittavat tiedot.

Korttitiedot syötetään palveluntarjoajan (Stripe) suojatussa maksunäkymässä. Framedia ei tallenna täydellistä korttinumeroa tai kortin turvakoodia.

Viesti-, kalenteri- ja kuvaajatiedot

• varausvahvistusten, valmisteluohjeiden ja muiden palveluviestien vastaanottaja- ja toimitustiedot
• kuvaajan kalenteriin tallennettavat palvelun, ajan, osoitteen ja yhteydenpidon kannalta tarpeelliset tiedot
• kuvaajan nimi, yhteystiedot, kalenteritunniste ja aktiivisuustiedot.

Verkkosivuston tekniset tiedot

• IP-osoite sekä selain-, laite- ja käyttöjärjestelmätiedot
• tapahtuma-aika, pyydetty sivu sekä virhe- ja tietoturvalokit
• välttämättömät kirjautumis-, istunto- ja sovelluksen toimintatiedot
• Googlen, Stripen ja muiden käyttäjän käynnistämien palvelujen tekniset tiedot.

Käyttäjän yhdistämät sovellukset

Voit halutessasi yhdistää Framedia-tilisi ulkoiseen sovellukseen. Yhdistäminen tehdään erillisellä hyväksynnälläsi. Sovellus saa nähdä vain hyväksyntänäkymässä kerrotut tiedot, kuten omat varauksesi ja julkisen hinnaston. Voit myöhemmin peruuttaa valtuutuksen.

Tietoja saadaan:

• sinulta verkkosivustolla, sähköpostitse tai puhelimitse
• asiakkaalta tai yritysasiakkaalta, joka ilmoittaa kohteen yhteyshenkilön tiedot
• Googlelta, kun käytät osoitehakua
• Maksupalvelun tarjoajalta, maksun tila käsittelyä varten
• kuvaajilta ja Framedian henkilöstöltä
• verkkosivuston, kirjautumisen ja palveluntarjoajien teknisistä lokeista
• hyväksymältäsi yhdistetyltä sovellukselta valtuutuksen toteuttamiseksi.

Käytämme tietoja ennen kaikkea siihen, että voimme hoitaa varauksen ja kuvauksen, pitää sinuun yhteyttä sekä huolehtia maksamisesta ja asiakaspalvelusta.

Sopimus tai sopimusta edeltävät toimet

Tähän perustuvat varaaminen, palvelun toteuttaminen, yhteydenpito, maksu, laskutus, peruutus ja hyvitys sekä käyttäjätilin ja kumppanin palvelujen tarjoaminen.

Lakisääteinen velvoite

Säilytämme esimerkiksi kirjanpito- ja verotietoja lain edellyttämässä laajuudessa.

Oikeutettu etu

Voimme käsitellä tietoja tietoturvaa, väärinkäytösten ehkäisyä, teknistä ylläpitoa, asiakassuhteen hoitoa ja asianmukaista B2B-markkinointia varten. Arvioimme aina, että käyttö on tarpeellista eikä syrjäytä sinun oikeuksiasi.

Suostumus tai käyttäjän pyyntö

Ulkoisen sovelluksen yhdistäminen perustuu nimenomaiseen hyväksyntääsi. Jos sivustolla myöhemmin otetaan käyttöön ei-välttämätöntä analytiikkaa tai markkinointiseurantaa, sitä käytetään vain tarvittavan suostumuksen perusteella.

Emme myy tietojasi. Käytämme kuitenkin palveluntarjoajia, joita tarvitsemme sivuston, varausten, maksujen ja viestien hoitamiseen. Näitä ovat erityisesti:

• Supabase tietokanta-, käyttäjätunnistus-, käyttöoikeus- ja tiedostotallennuspalvelujen tarjoajana
• Stripe korttimaksujen, maksujen tilojen ja hyvitysten käsittelijänä
• Google osoitehaun, karttojen, kuvaajien kalenterien tarjoajana
• valittu kuvaaja ja muut palvelun toteuttamiseen osallistuvat henkilöt
• kirjanpito- ja laskutuspalvelut tarvittavassa laajuudessa
• hyväksymäsi ulkoinen sovellus antamasi valtuutuksen rajoissa.

Palveluntarjoaja saa käsitellä vain tehtävänsä kannalta tarpeellisia tietoja. Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.

Maps Platform ja Places

Varauslomakkeen osoitehaku käyttää Google Maps Platform- ja Places-palveluja. Kun käytät osoitehakua, Googlelle voidaan välittää hakuteksti, valitun paikan tunniste, IP-osoite sekä selain- ja laitetietoja. Valittu osoite, paikkatunniste ja koordinaatit tallennetaan varauksen yhteyteen.

Ylläpidon osoitehaun testi käyttää samaa rajapintaa ja voi näyttää tuloksen kartalla. Kartan Framedia-ilme ei muuta sitä, että karttapalvelun tarjoaa Google.

Google Calendar

Vapaiden aikojen tarkistamiseen käytetään kuvaajien Google Kalentereita. Vahvistetusta varauksesta voidaan luoda merkintä, joka sisältää palvelun toteuttamiseksi tarpeelliset aika-, osoite-, yhteys- ja käytännön tiedot. Peruutuksen yhteydessä kalenterimerkintä voidaan poistaa.

Fontit ja asiakaslogot

Sivuston Lora- ja Manrope-fontit sekä etusivun asiakaslogot toimitetaan Framedian omista sivustotiedostoista. Sivuston tekstien tai logokarusellin näyttäminen ei siksi muodosta erillistä yhteyttä Google Fonts- tai Google-kuvapalveluihin.

Korttimaksut toteutetaan Stripen suojatussa maksunäkymässä. Stripelle voidaan välittää palvelun nimi, summa, valuutta, varauksen tunniste ja asiakkaan sähköpostiosoite, jos se on annettu. Stripe voi käsitellä myös maksuväline- ja petostentorjuntatietoja omien ehtojensa mukaisesti.

Framedia saa maksun tilan ja tapahtumatunnisteet, mutta ei täydellisiä korttitietoja. Maksetun varauksen verkkoperuutus voi käynnistää hyvityksen Stripen kautta.

Framedia lähettää Lovablen sähköpostipalvelun kautta muun muassa varausvahvistuksia, valmisteluohjeita, käyttäjätilin vahvistus- ja palautusviestejä sekä sisäisiä varausilmoituksia. Viestejä voidaan lähettää asiakkaalle, asiakkaan pyynnöstä asukkaalle, valitulle kuvaajalle ja Framedian asiakaspalveluun.

Yhteydenottolomakkeen tiedot välitetään asiakaspalveluun. Kumppanuuslomakkeen tiedot tallennetaan tietokantaan pyynnön käsittelyä varten.

Sivusto käyttää kirjautumisen, tietoturvan ja teknisen toiminnan kannalta välttämättömiä istunto- ja tallennustekniikoita. Niitä voidaan käyttää esimerkiksi kirjautumistilan ylläpitämiseen ja uuden julkaisuversion latausvirheen korjaamiseen.

Stripe ja Google voivat käyttää omia evästeitään tai vastaavia tallennustekniikoita, kun avaat maksunäkymän tai käytät Googlen osoite- ja karttapalvelua.

Sivuston nykyinen toteutus ei käytä Google Analyticsia, Google Tag Manageria tai Meta Pixeliä. Jos ei-välttämätöntä analytiikkaa tai markkinointiseurantaa otetaan käyttöön, seloste ja suostumuksenhallinta päivitetään ennen käyttöönottoa.

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan palvelun hoitamiseen, asiakassuhteeseen, mahdollisen reklamaation selvittämiseen tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen.

Kuvattavaa kohdetta koskevat varaustiedot — kuten osoite, pääsy- ja avainohjeet, asukkaan yhteystiedot sekä vapaat lisäohjeet — poistetaan tai anonymisoidaan, viimeistään kahden vuoden kuluessa kun toimeksianto on hoidettu eikä tietoja enää tarvita palvelun toimittamiseen tai mahdollisen reklamaation selvittämiseen. Sama periaate koskee kalenterimerkintöjä ja sähköposteissa olevia ylimääräisiä kohdetietoja siltä osin kuin niiden poistaminen on Framedian hallinnassa.

Kaikkia varaukseen liittyviä tietoja ei voida poistaa heti. mm. maksu-, laskutus- ja kirjanpitoaineisto säilytetään lain edellyttämän ajan, aineistosta riippuen yleensä 10 vuotta. Tällöin tietojen käyttö rajataan vain kyseiseen tarkoitukseen.

Yhteydenottoja säilytetään vain niiden käsittelyn ja mahdollisen asiakassuhteen edellyttämän ajan. Käyttäjätilin tietoja säilytetään tilin voimassaolon ajan ja ulkoisen sovelluksen valtuutusta siihen asti, kunnes se peruutetaan tai vanhenee.

Kun säilyttämiselle ei enää ole perustetta, tiedot poistetaan turvallisesti tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei henkilöä voi enää tunnistaa.

Osa palveluntarjoajista, kuten Google, Stripe, Supabase ja Lovable, voi käsitellä tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella tai käyttää kansainvälisiä alihankkijoita.

Tietoja suojataan muun muassa:

• salatuilla HTTPS-yhteyksillä
• rooli- ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeuksilla
• palvelinpuolisilla ylläpitäjäoikeuksien tarkistuksilla
• tietokannan rivikohtaisilla käyttöoikeussäännöillä
• salattujen yhteysavainten ja ympäristömuuttujien käytöllä
• tietojen rajaamisella vain tehtävän kannalta tarpeellisille henkilöille ja palveluntarjoajille
• maksukorttitietojen käsittelyllä Stripen suojatussa ympäristössä.

Tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla voi olla oikeus:

• saada tietää, käsittelemmekö tietojasi, ja saada niistä jäljennös
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista, kun käsittelylle ei enää ole perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia
• saada itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa, kun lain edellytykset täyttyvät
• peruuttaa suostumus tai ulkoiselle sovellukselle annettu valtuutus.

Voit lähettää pyynnön osoitteeseen asiakaspalvelu@framedia.fi. Autamme mielellämme. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi, jotta emme luovuta tietoja väärälle henkilölle.

Jos koet, että tietojasi on käsitelty väärin, toivomme, että otat ensin yhteyttä meihin, jotta voimme selvittää asian. Sinulla on aina myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Framedia ei tee sinua koskevia päätöksiä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella tavalla, jolla olisi sinulle merkittäviä oikeudellisia tai muita vaikutuksia. Maksupalveluntarjoaja voi käyttää automaattisia petostentorjuntamenetelmiä omien ehtojensa mukaisesti.

Päivitämme selostetta, kun käsittelytavat, palveluntarjoajat, verkkosivuston ominaisuudet tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan aina osoitteessa framedia.fi/tietosuojaseloste.